優先度排程（Prioritization）是一門學問，就跟其他的技能一樣需要不斷地練習，高效工程師不斷地再持續精進這件事。

建立一個好的待辦事項清單可以確保不會遺漏掉任何事情。首先依優先度排定一個必須做的事項清單。

作家 David Allen 1 在他的著作「Getting Things Done」2中提到：「人類的大腦擅長的是資訊處理，而非資訊儲存」3。所以比較好的方式就是將需要記憶的事情，用其他方式記錄下來，而不是依靠大腦的記憶。

代辦清單的兩個元素

待辦清單必須有以下兩個重要的元素：

  1. 有固定格式的陳述
  2. 放在容易取得的地方

我們可以很快地從清單中看出哪些是目前可以完成的，或是在某些空擋，一瞥清單就可以很快地找到能夠做些什麽，而不是費勁心思努力回想。

代辦清單的形式

待辦清單可以是很多種的形式，它可以是一本可隨身攜帶的筆記本、任務管理軟體（電腦桌面程式或是手機 APP）、同步到雲端的文字檔（可以同時在電腦及手機上檢視、編輯）。而怎樣的形式其實不是重點，最重要的是在於我們將腦海中的想法抽取出來，集中在一個地方存起來，並在想到的時候隨時隨地可以取得這些資訊。

專注在有產值的事

做有實際影響力的事，完成任務的「質」大於「量」。每天回顧當天所做的事，是否對增進開發進度、減少寫出 bug 的機會 ⋯⋯ 等。

當我們拿出實際成果，就沒有人會抱怨拒絕出席會議、很慢回信、或不處理一些小 bug。當我們把重要的事情做好，瑣碎的雜事就變得不這麼重要了。在生活中也是如此：若我們為了下一趟旅行開始存錢，與其每天省下一杯 3 美元的星巴克拿鐵，花時間研究如何買廉價航空的機票反而是比較有效率的作法。

不要試著做完所有的事情（因爲那是不可能的，我們的時間有限），專注重要的事、專注在有價值產出的事。4

任務類型的四象限

作家 Stephen Covey 5 認爲，我們不該將「重要」跟「緊急」畫上等號。Covey 將任務分成四大類，分成兩個因素：「重要」（Important）或「不重要」（Not Important）、「緊急」（Urgent）或「不緊急」（Not Urgent）區分，分成四個象限，如下圖：

task-type

以長遠的視野來看，第二象限的事項才是最重要的投資，也是影響力最大的。但通常這區的事項沒有確切的截止日期，花時間投入也不會有立竿見影的成效，而且在短期的時程看來，有可能看起來是在浪費時間（因爲看不出任何顯著的成效，但卻花了很多時間在上面），所以我們通常很容易忽略這一象限。

從我們的待辦事項中，分辨哪些屬於第二象限（不緊急但重要）的任務，並將歸類於第三象限（緊急但不重要）及第四象限（不緊急亦不重要）的優先度排到最後。

此外，要特別注意第一象限（緊急且重要）的事項，因爲它們看起來是必須優先處理的任務。雖然第二象限最重要，但我們也不能放著緊急的事不管（例如：production 上的重大 bug）。Edmond 提到：「緊急的事像是：重大的 bug、迫在眉睫的截止日 ⋯⋯ 等等，這些事的根本原因有可能來自於缺乏執行某些第二象限任務，例如：有重大的 bug 可能源自於不夠高的測試覆蓋率；時常發生開發時間不足，可能是因為期程的規劃不周全，或是時間預估有誤差 ⋯⋯ 等等。所以在第二象限投資更多時間，也有助於減少第一象限需要做的事情。」6

捍衛開發時間7

比起其他專業人員，工程師需要藉長期且連續的時間來提高生產力。8

在連續的時間裡維持心理學家 Mihály Csíkszentmihályi9 所提倡的「心流」（flow），就能夠提高生產力。這種狀態是「一個不需要刻意維持專注、忘卻時間流逝、無我的狀態」10。心流需要高度的專注力，打岔會中斷心流。

美國著名程式設計師兼風險投資家 Paul Graham11 在他的論文「創造者的日程、管理者的日程」12提到，管理者（管理階層）的時程規劃通常以「小時」為單位，但是對創造者（執行團隊，例如：軟體工程師、作家等）而言，比較適合以至少「半天」爲單位去執行他們的任務。微軟的一個研究13也顯示：員工若被信件、訊息回覆打斷工作之後，平均需要花 10 至 15 分鐘的時間拉回注意力到原本正專心做的事。14

盡可能規劃工作排程，為自己保留完整且連續的開發時間，排除不必要的會議及關閉不必要的聊天訊息通知。15

避免同時進行太多的事項16

避免過多的多工，因爲大腦無法同時處理太多的事情，同時進行太多的事情，反而會降低專注力、甚至影響生產力。

「Personal Kanban」17一書中提到，我們必須要限制進行中任務18的數量。作者 Barry 及 Benson 提到：「我們越接近大腦所能處理資訊的承載極限，就越容易累積心理壓力，也會影響效率。」19，「給大腦的工作量線性增加，但出錯的機率卻是指數增加。」20

人類的大腦雖然可以同時處理很多事情，但是若我們講求品質、效率及生產力，那就要盡量避免多工處理。想像它是一個單執行緒的處理器，將不必要的事情先排除吧！

解決拖延症

心理學家 Heidi Halvorson 21 在她的著作「Succeed」22提出一個幫助我們改善拖延症問題的方法，稱爲「if-then 計劃」（if-then plan）。我們在做事前，先執行這個計劃，例如：「若三點會議結束了，我就來查這個預期很花時間的 bug」、「若在晚餐後，我就來看一則關於安卓開發的演講」。

以程式的術語來説，就是以一個「條件」（例如某個時間點）來作爲「觸發」一個事件（我們規劃要執行的任務），只要有了明確的觸發條件，就能減少拖延的發生。23

「if-then 計劃」讓我們在創造者日程24中，很快決定在片段的時間裡，能夠做些什麽事。試問自己：「在計畫事項開始前，若有 20 分鐘的空擋，我就要做 OOO」。試著列出一個待辦事項清單，裡面的事項是可以用零碎時間完成的，並利用空擋時間完成它們吧！

定期檢視優先順序25

定期瀏覽代辦事項，將目前高優先度的往前面排，做滾動式動態調整。26

優化工作流程，就如前面所描述的，很多人提出不同的見解及方式，世上沒有所謂的最佳解。適合的方法也因人而異，唯有找到最適合自己的方式、甚至混合各種做法（hybrid）、打造自己的系統（build up your system），才能真正提升生產力。

重點回顧

  • 列出待辦事項清單：切記大腦是做決策的中樞，不是儲存資料的硬碟
  • 做有產值的事：不要想著完成所有事
  • 花時間投資在「重要但非緊急」的事：一切都是爲了長遠的計劃
  • 減少任務切換的次數：這都是爲了減少切換工作模式時耗費的精神力、也減少專注力的損耗
  • 用「if-then 計劃」對抗拖延症
  • 養成定期檢查優先順序的習慣

結語

本章的主題雖然是圍繞著「代辦事項清單」，但是也提到很多概念，又有很多書籍的節錄、文獻的參考及名人的語錄，為了不讓本文變得過於冗長，讓讀者偏離了主題，所以就以註腳的形式放在最後，希望不會為各位帶來閱讀上的困擾。

延伸閲讀

  1. 中文譯名：大衛．艾倫 ↩︎

  2. 中文書名 - 搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定 5 步驟 ↩︎

  3. Human brain is optimized for processing and not for storage. ↩︎

  4. 「少，但是更好」一書也提到相同的概念：「排除多數『瑣事』，專注少數『要事』」（Distinguishes the vital few from the trivial many） ↩︎

  5. 史蒂芬‧柯維， 其最有名的著作為：「與成功有約：高效能人士的七個習慣」 ↩︎

  6. 第二象限並非絕對比第一象限重要，而要視當下情況而定。我們總不能放著 production 的重大 bug 不修，然後去第二象限的事。（感謝 Raistlin.C 補充 🙏 ） ↩︎

  7. 原文標題：Protect Your Maker’s Schedule ↩︎

  8. 雖然 Edmond 這麼說，但我認為不限工程師。我也有認識的設計師希望自己的工作時間不要被太多會議打斷。 ↩︎

  9. 美國心理學家米哈里．契克森。 關於心流，可參考他 2004 年於 TED 的演講：談「心流」 ↩︎

  10. A state of effortless concentration so deep that they lose their sense of time, of themselves, of their problems. ↩︎

  11. 中文譯名：保羅．格雷厄姆 ↩︎

  12. Maker’s Schedule, Manager’s Schedule ↩︎

  13. Disruption and Recovery of Computing Tasks: Field Study, Analysis, and Directions ↩︎

  14. Employees take an average of 10 to 15 minutes to return to focused activity after handling email and instant messaging interruptions. ↩︎

  15. 編按：但我相信很多人跟我一樣，有些會議時間是我們沒有辦法決定的@@ ↩︎

  16. 原文標題：Limit the Amount of Work in Progress ↩︎

  17. Amazon.co.jp: Personal Kanban: Mapping Work | Navigating Life (English Edition) 電子書籍: Barry, Tonianne DeMaria, Jim Benson: Kindle ストア ↩︎

  18. Work in Progress ↩︎

  19. The closer you get to reach- ing your capacity, the more the stress taxes your brain’s resources and impacts your performance. ↩︎

  20. Increasing work linearly increases the likelihood of failure exponentially. ↩︎

  21. 中文譯名：海蒂．格蘭特．海佛森 ↩︎

  22. 中文書名：實現：達成目標的心智科學 ↩︎

  23. 掌握一個習慣的觸發條件，就能輕鬆改變習慣。——「為什麼我們這樣生活，那樣工作？」 ↩︎

  24. Maker’s Schedule ↩︎

  25. 原文標題：Make a Routine of Prioritization ↩︎

  26. [問卦] 滾動式到底是什麼啊 ↩︎